Medewerkers werken vanaf verschillende locaties, op verschillende apparaten en in diverse applicaties. Dat biedt flexibiliteit, maar het brengt ook risico’s met zich mee. Daarom is veilig werken in de online omgeving een combinatie van duidelijke afspraken én slimme technische maatregelen.
Door deze maatregelen te combineren ontstaat een veilige online werkomgeving waar medewerkers zorgeloos kunnen werken met Microsoft 365. Of kies voor Microsoft 365 beheer uitbesteden aan onze specialisten.
Nu Copilot steeds vaker wordt ingezet als extra digitale medewerker, wordt duidelijk dat veel organisaties hun toegangsbeheer nooit écht goed hebben ingericht. Informatie die allang afgeschermd had moeten zijn, blijkt toch toegankelijk te zijn voor medewerkers die dat niet zouden mogen. Het resultaat? Copilot presenteert zonder moeite salarisgegevens, HR-documenten of contractinformatie aan mensen die daar geen inzage in horen te hebben. Niet omdat Copilot iets fout doet, maar omdat de onderliggende omgeving niet veilig is ingericht.
Juist daarom is strak toegangsbeheer en correct gebruik van gevoeligheid labels een cruciale voorwaarde voor een veilige online werkomgeving. In Microsoft 365 bepalen permissies wie welke informatie mag zien. Wanneer deze permissies jarenlang zijn gegroeid zonder duidelijke structuur, ontstaan situaties waarin medewerkers toegang hebben tot informatie die niets met hun rol te maken heeft.
Toegangsbeheer bepaalt wie ergens bij mag, maar om online veilig te werken moet je ook weten waar ze precies toegang toe krijgen. Niet alle informatie is gelijk. Sommige documenten zijn intern bedoeld, andere bevatten persoonsgegevens of bedrijfsgevoelige gegevens.
Om goed te bepalen welke data extra bescherming nodig heeft, beginnen we altijd met een inventarisatie. We brengen in kaart welke soorten informatie aanwezig zijn, hoe deze gebruikt wordt en of deze intern of extern gedeeld mag worden.
Wanneer duidelijk is welke informatie gevoelig is en hoe deze wordt gebruikt, richten we dataclassificatie in met Microsoft Purview. Hiermee kan gevoelige informatie automatisch worden herkend, gelabeld en beschermd. Denk aan documenten die niet buiten de organisatie gedeeld mogen worden of bestanden die versleuteld moeten blijven.
Daarnaast helpen wij bij het opstellen van duidelijke richtlijnen voor intern en extern delen. Want een veilige inrichting werkt pas écht als medewerkers begrijpen wat ze met informatie mogen doen.
Techniek werkt pas als mensen begrijpen hoe ze het moeten gebruiken. Zonder training ontstaan fouten of worden maatregelen genegeerd. Daarom is het essentieel dat medewerkers weten wat ze doen, waarom het belangrijk is en hoe dataclassificatie in hun dagelijkse werk past.
Door regelmatige training wordt dataclassificatie een vanzelfsprekend onderdeel van veilig online werken. Als resultaat zullen medewerkers bewuste keuzes maken, risico’s herkennen en veilig kunnen samenwerken, waar ze ook zijn.
Medewerkers verwachten een veilige online werkomgeving die hen in staat stelt om te werken waar en wanneer ze willen, zonder dat de beveiliging van bedrijfsdata daaronder lijdt. Het is niet langer acceptabel dat bestanden op verschillende, onveilige locaties worden opgeslagen of dat essentiële applicaties zoals Microsoft Teams niet goed functioneren.
Met een goed ingerichte digitale moderne werkomgeving kunnen medewerkers real-time samenwerken, informatie veilig delen en al hun vertrouwde applicaties overzichtelijk bij elkaar vinden. Zo wordt online veilig werken een vanzelfsprekend onderdeel van de dagelijkse praktijk.
Veilig werken betekent ook: voldoen aan de regels. Organisaties krijgen te maken met steeds strengere eisen vanuit wet- en regelgeving zoals NIS2, AVG, NEN-7510 en BIO. Daarnaast bieden internationale normen zoals ISO-27001, ISO-27701 en ISO-42001 duidelijke kaders voor informatiebeveiliging en privacy.
Bij SYNTIQ kennen we deze richtlijnen en passen we ze toe op een manier die werkbaar blijft. Zo zorgen we ervoor dat jouw digitale werkomgeving niet alleen veilig is, maar ook aantoonbaar voldoet aan de eisen die gelden voor jouw sector.
Een veilige online werkomgeving begint bij een solide fundament. Bij SYNTIQ helpen we organisaties om online veilig te werken, informatie correct te beschermen en medewerkers te trainen zodat beveiliging onderdeel wordt van het dagelijks werk.
Wil jij de risico’s van het delen van informatie zo veel mogelijk wegnemen? Neem dan contact op voor een korte demo en ontdek hoe wij samenwerken eenvoudiger, overzichtelijker én veiliger maken.
