Afgelopen week sloten wij namens Syntiq het event The Trusted Future Edition van Insign.it af met een presentatie over governance in Microsoft 365. Een spraakmakend onderwerp dat direct herkenning opriep bij veel organisaties.

 

Microsoft365 maakt samenwerken ontzettend makkelijk want iedereen kan zelf Teams aanmaken, SharePoint-sites opzetten of een flow bouwen. Dat versnelt innovatie, maar zonder duidelijke afspraken ontstaat er al snel wildgroei. Teams zonder eigenaar, projecten die blijven bestaan terwijl ze allang zijn afgerond en rechten die nooit worden opgeschoond.

 

Het risico zit vaak niet in verkeerde intenties, maar juist in snelheid en gemak. Even snel een bestand delen, een externe partij toegang geven of een app bouwen. Kleine acties die op zichzelf logisch zijn, maar bij elkaar opgeteld leiden tot onoverzichtelijke omgevingen en in het ergste geval datalekken.

 

 

De urgentie van governance wordt nog groter door de opkomst van AI en Copilot binnen Microsoft 365. Deze technologie kijkt simpelweg naar waar iemand toegang toe heeft. Als rechten niet goed zijn ingericht, wordt informatie zichtbaar die eigenlijk niet bedoeld was.

 

Daarmee wordt governance een fundamentele requirement. Niet om te beperken, maar juist om veilig, aantoonbaar en gecontroleerd te kunnen groeien.

 

 

Veel organisaties ervaren dat Microsoft 365 geen losse tool is, maar een compleet ecosysteem. Samenwerking loopt via Teams, SharePoint en OneDrive, processen via het Power Platform en steeds vaker speelt AI een rol. Alles is met elkaar verbonden en raakt dezelfde data.

 

In theorie biedt Microsoft veel mogelijkheden om dit te beheersen, bijvoorbeeld met Purview en Entra. In de praktijk merken beheerders echter dat overzicht ontbreekt. Informatie zit verspreid over tientallen portalen en het kost tijd om inzicht te krijgen in wie waar toegang toe heeft of wat er precies gebeurt in de omgeving. Sommige cruciale inzichten zijn niet eens standaard in te zien, hievoor moet je dan bijvoorbeeld met .csv's werken.

 

Hierdoor wordt beheer vaak reactief. Problemen worden pas zichtbaar als het eigenlijk al te laat is.

 

 

Tijdens onze presentatie bespraken we een herkenbare situatie. Een medewerker vertrekt en blijkt eigenaar te zijn van meerdere processen, bestanden en oplossingen. Pas daarna wordt duidelijk hoeveel kennis, toegang en verantwoordelijkheid bij één persoon lag.

 

Flows stoppen, bestanden zijn moeilijk te vinden en teams moeten opnieuw het wiel uitvinden. Niet omdat de techniek faalt, maar omdat eigenaarschap en afspraken ontbraken.

 

 

Governance draait uiteindelijk om overzicht en regie. Weten wat er gebeurt in je omgeving, wie verantwoordelijk is en waar risico’s zitten. Maar vooral ook: het automatisch afdwingen van beleid, zodat je niet afhankelijk bent van handmatige controles.

Daar zien wij in de praktijk dat organisaties behoefte hebben aan één plek waar alles samenkomt. Een plek waar je inzicht krijgt in je volledige Microsoft 365 omgeving en waar je actief kunt sturen op rechten, datagebruik en lifecyclebeheer.

 

Oplossingen zoals Rencore Governance helpen daarbij door overzicht, controle en automatisering te combineren. Denk aan inzicht in eigenaarschap, het opschonen van rechten of het automatisch archiveren van inactieve Teams en sites.

Goede governance zorgt er niet voor dat je minder kunt, maar dat je meer durft. Organisaties die hun basis op orde hebben, kunnen sneller innoveren met AI, automatisering en samenwerking omdat ze weten dat risico’s beheersbaar zijn.

 

Daarmee wordt governance geen IT-vraagstuk, maar een strategische randvoorwaarde voor modern werken.

 

 

Veel organisaties weten dat governance belangrijk is, maar vinden het lastig om te bepalen waar te beginnen of hoe ze dit praktisch inrichten.

 

Bij Syntiq helpen we organisaties om grip te krijgen op hun Microsoft 365 omgeving, van strategie tot implementatie en tooling zoals Rencore.

 

Benieuwd hoe jullie omgeving ervoor staat of waar de grootste risico’s zitten? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee.